Impuestos: la asignatura pendiente para el cálculo de nóminas

Madrid, 21 de marzo de 2023 – Seis de cada diez empresas europeas consideran que el sistema tributario es el mayor reto a la hora de elaborar las nóminas. El Índice de Complejidad de la Nómina de SD Worx, proveedor europeo de servicios de RRHH, demuestra que hay varios elementos que pueden complicar o simplificar el proceso de cálculo de nóminas. El ebook de SD Worx muestra cómo gestionan las empresas europeas sus procesos de nóminas en función de seis elementos: legislación, tecnología, remuneración, experiencia interna en nóminas, dotación de personal y proovedores externos.
En este sentido, llama la atención que sólo un tercio de las empresas europeas utiliza exclusivamente la tecnología en la nube para sus nóminas, a pesar de que simplifica el proceso.

La incorporación por parte de SD Worx de once nuevos países a su Índice de Complejidad de la Nómina ha desplazado a los tres primeros países cuyos procesos de cálculo de nóminas son más fluidos. Ahora, Polonia ocupa el primer puesto con un 71,70%, le siguen de cerca Noruega con un 71,20% y España con un 70,49%.

Alemania (63,60%) y Dinamarca (63,45%) se quedan algo rezagados. Francia ocupa el último lugar en el ranking, con un 63,06%. Esto se debe, principalmente, a su compleja legislación y al impacto que tiene en el cálculo de las nóminas.

La complejidad de la normativa vigente afecta de lleno al proceso de cálculo de las nóminas, y de hecho, poder hacer un cálculo de nóminas de forma ágil depende en gran medida de la legislación laboral de cada país, así como de las normas de excepción que deben respetar las empresas.

De media, el 28% de las empresas europeas afirma que la legislación está teniendo un impacto negativo en el proceso de elaboración de nóminas. Es el caso de Francia (42%) y Bélgica (42%), seguidas de Austria (32%), Suiza (29%) y Alemania (28%).

En el caso de España, un 28% de las empresas consideran que el sistema de impuestos es el primer aspecto que más complica el cálculo de nóminas, y para un 58,9% forma parte del top 5 de aspectos que dificultan el proceso de gestión de nóminas.

En cuanto a la legislación, el 57% de las empresas europeas señalan que consideran el sistema fiscal como su mayor reto en el proceso de cálculo de nóminas. El sistema de seguridad social (52%), la velocidad de los cambios en la seguridad social y la legislación laboral (48%) y el número de excepciones y regímenes especiales (47%) también plantean retos importantes. Los encuestados también consideran que la complejidad de las normas relativas a los componentes salariales (47%) puede dificultar el proceso de elaboración de las nóminas. 

En casi todos los países, los mayores retos en este ámbito se producen principalmente en la fase previa al cálculo. A modo de ejemplo, la gestión del tiempo (por ejemplo, horas trabajadas y horas extras) parece ser un área especialmente problemática: El 45% de las empresas lo han situado entre los cinco procesos más complejos. Es curioso porque actualmente existe la tecnología para gestionarlo fácilmente y, además, los sistemas pueden vincularse fácilmente al software de nóminas que la compañía tenga.

Quizás el problema sea otro: El 42% parece tener problemas con la recopilación de datos y el acceso o la integración con otras fuentes de datos. La administración de la incorporación, la baja y los contratos (38%) y los procesos de especialización (37%), el cálculo de la paga de los expatriados, también están dificultando los procesos de cálculo de la nómina. Por otro lado, la complejidad de la administración de las pensiones y las pólizas de seguros (36%), los seguros colectivos, también requieren regularmente una atención adicional. Por último, una de cada tres empresas europeas experimenta obstáculos en el proceso de cálculo de nóminas cuando el propio departamento de nóminas interpreta los datos antes de introducirlos en el sistema.

En cuanto a la tecnología, acceder a los sistemas de nóminas es un reto para muchas empresas. El índice muestra que menos de un tercio de las empresas europeas (29%) utiliza exclusivamente tecnología en la nube para organizar sus nóminas. Con un 44%, los Países Bajos superan ampliamente la media, seguidos de Finlandia (35%), Dinamarca (33%) y Suecia (33%). España y Polonia se quedan rezagadas, ambas con un 19%. Sin embargo, España, al igual que Noruega, parece estar poniéndose al día al pasar del software in situ a la tecnología en la nube.

Una de cada diez empresas encuestadas combina software en la nube y on-premise: software de nóminas que se ejecuta en servidores de las propias empresas. 

Casi la mitad de las empresas europeas (44%) utiliza exclusivamente software in situ. Sin embargo, dos tercios reconocen el valor añadido de la tecnología en términos de coste total del procesamiento de nóminas. Una mayor apuesta por la tecnología en la nube se traduce en cálculos de nóminas más eficientes y, por tanto, en un menor gasto.